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Otimização de Tempo: 7 Hábitos que Estão Atrapalhando a Sua Empresa

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Otimizacao de tempo

 

O relógio pode, às vezes, ser o pior inimigo de uma empresa, já que sem a otimização de tempo será impossível concluir uma tarefa no prazo e com a qualidade desejada. Produtividade é a chave para o sucesso de uma empresa, mas existem dois empecilhos que podem prejudicar os negócios de qualquer organização: colaboradores que não conseguem desenvolver suas tarefas no tempo estipulado e empresas que não oferecem as condições necessárias para elevar a produtividade.

Além dos fatores que, mesmo passando despercebidos, influenciam diretamente no rendimento de cada profissional, existe também um mercado altamente competitivo e imediatista. É muito comum vermos empresas "correndo contra o tempo" sem levar em consideração novos hábitos que poderiam melhorar a produtividade e auxiliar em uma entrega final que superasse a expectativa dos seus clientes.

Diante deste cenário, cabe às empresas encontrarem a melhor alternativa para a otimização de tempo e melhoria de processos. Não sabe como encontrar esta resposta? Então confira, no artigo de hoje, quais são os hábitos que estão atrapalhando sua produtividade!

1. NÃO DELEGAR AS TAREFAS

Para obter um bom gerenciamento do tempo é necessário fazer as pazes com o relógio, ou seja, se propor a realizar somente determinadas tarefas e não sobrecarregar a sua agenda com todas as atividades da empresa.

Quando um profissional precisa fazer várias coisas ao mesmo tempo, seu rendimento e sua qualidade reduzem ao longo do dia. Para evitar este tipo de problema, delegue as tarefas de acordo com as habilidades de cada profissional.

Nessa fase, será importante selecionar quem está mais apto a entregar o resultado desejado pela empresa e pelo cliente. Com essa atitude você poderá economizar o tempo que seria gasto em retrabalhos desnecessários, além de ajudar o colaborador a vencer seus próprios desafios.

2. LIBERAR O USO DA INTERNET

Basta apenas alguns minutos nas redes sociais para que a produtividade seja comprometida durante o dia todo. A internet é uma ferramenta que nos oferece várias vantagens para o próprio trabalho, mas, além desta ajuda extra, ela também proporciona milhares de distrações que podem interromper o ritmo do profissional.

Cada momento gasto em uma rede social, ou qualquer outro site, sem dúvidas, poderia ser aproveitado de uma maneira mais eficiente e proativa. Em geral, diversas empresas bloqueiam determinadas páginas, como medida de segurança e controle do próprio serviço.

Caso você não deseje chegar a esse ponto, conscientize sua equipe sobre as consequências do uso indevido da internet em horário de trabalho, prevenindo-os sobre possíveis advertências ou medidas mais drásticas.

3. REALIZAR REUNIÕES EM EXCESSO

Já ouviu aquele termo "vamos fazer uma reunião para marcar uma reunião"? Apesar do exagero, diversas reuniões são consideradas improdutivas, já que gastam muito tempo sem, muitas vezes, um propósito claro ou sem chegar a uma decisão. Apesar de necessárias para uma empresa, as reuniões precisam ser objetivas e devem ser realizadas apenas quando forem realmente importantes.

Para controlar este hábito e diminuir o número de reuniões, determine uma quantidade fixa por mês, ou seja, ela pode ser quinzenal ou mensal. Por outro lado, caso apareça um assunto de emergência, esteja preparado para abrir uma exceção — mas não permita que este gesto se torne rotineiro novamente.

4. DIZER "SIM" PARA TUDO

Ser prestativo é uma grande qualidade. No entanto, agir assim em excesso pode atrapalhar a produtividade. Nosso tempo precisa ser organizado com as tarefas que são da nossa responsabilidade e, por esse motivo, assumir determinada tarefa ou prestação de favores, por simplesmente não saber dizer não, é um grave erro.

Isso atrapalha não somente a sua carreira, mas também todo o desenvolvimento de uma organização. Vale lembrar que certas responsabilidades podem ser superiores às nossas responsabilidades, então vale a pena equilibrar as tarefas e saber dizer "não" quando for necessário. Por outro lado, aprenda a dosar para que seu tempo seja otimizado e organizado de uma maneira melhor.

5. NÃO AUTOMATIZAR OS PROCESSOS

A tecnologia existe para contribuir para o desenvolvimento dos nossos projetos, então inseri-la no cotidiano de uma empresa é fundamental para a otimização de tempo. Além disso, ela contribui para outros fatores, como redução de recursos, melhor aproveitamento dos esforços físicos, entre outras vantagens associadas ao bem-estar de todos.

Olhando por esse ângulo, é fácil deduzir que as ferramentas tecnológicas têm um papel essencial na vida de uma organização e não pode ser deixada de lado a qualquer custo. Lembre-se ainda que, através da tecnologia, pode-se aproveitar softwares que agilizam o tempo gasto, organizam melhor a delegação de tarefas, acompanham resultados e informam mudanças necessárias.

6. NÃO FAZER CAMPANHAS DE INCENTIVO

É muito comum vermos profissionais desanimados que apenas estão interessados em cumprir o solicitado, sem superar os limites necessários. No entanto, você sabia que colaboradores motivados conseguem produzir até 50% melhor?

Isso mostra por que empresas que investem na qualidade de vida dos seus funcionários obtém resultados ainda mais satisfatórios no final do mês. De acordo com estudos, o incentivo é uma ferramenta que acelera a capacidade de produção e a satisfação no ambiente de trabalho.

Crie campanhas de incentivo, ou seja, ações que desafiam os colaboradores a determinada meta. O objetivo principal destes programas é bonificar os funcionários pelos resultados apresentados, sendo a premiação em folgas, remunerações, brindes, viagens, etc.

7. VIGIAR A CAIXA DE E-MAIL

O e-mail é importante para diversas situações de uma empresa, incluindo o fechamento de contratos, conversação entre fornecedores, compras e outros milhares de assuntos que rodeiam uma organização. Entretanto, é difícil imaginar quantos e-mails um gerente ou qualquer outro profissional pode receber por dia e, por isso, é importante não focar o tempo todo na caixa de e-mail.

Apesar da sua importância, a caixa de e-mail sempre estará lotada, com diversas novas tarefas ou atividades para cumprir. Para que você não pare o tempo todo ou atrase outras prioridades, estipule um período para ler essas informações.

E aí? Nosso artigo te ajudou a entender como aplicar a otimização de tempo em sua empresa? Então não perca mais nenhum minuto: comece agora mesmo a melhorar a produtividade da sua organização! Ficou com alguma dúvida? Deixe seu comentário abaixo que iremos te ajudar.

 

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A liderança pelo exemplo

Ainda que seja difícil obter o apoio da alta direção da organização, é fundamental mover esforços na conquista desse engajamento. São os executivos que devem “tomar a rédeas” da transformação pela mudança de suas próprias atitudes e assim inspirar os times.

A gestão de pessoas, assunto muito estudado nos dias de hoje, também é considerado uma grande barreira. Consiste no trabalho mais difícil e complexo de se realizar nesse processo. É consenso que as pessoas representam uma grande fonte de problemas. Diante desse contexto, deve-se sobressair a figura dolíder agregador e conciliador, capaz de motivar e inspirar seus liderados, sendo construtor de equipes homogêneas, com um objetivo comum bem definido.

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