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Como Organizar o Fluxo de Caixa da sua Empresa de Maneira Eficiente?

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fluxo de caixa

 

O fluxo de caixa de uma empresa, independente do tamanho ou do que comercializa, é uma peça central para uma boa organização financeira e para o planejamento do negócio como um todo. Mas será que você sabe utilizar esta ferramenta?

Neste post, você vai compreender como organizar o fluxo de caixa do seu empreendimento de maneira eficiente e garantir a boa saúde financeira da sua empresa.

COMPREENDA O FLUXO DE CAIXA

O fluxo de caixa é uma ferramenta de gestão financeira que, além de organizar as finanças de uma empresa, permite diferentes análises que serão essenciais no processo de tomada de decisão. A implementação pode ser feita a qualquer momento, mas quanto antes você começar, mais fácil fica para que sua empresa possa se organizar financeiramente e enfrentar os desafios empresariais.

Para sua elaboração, apesar de o nome indicar, entram não somente os valores do caixa, ou seja, dinheiro da empresa, mas, também, aqueles que estão no banco e nas aplicações de liquidez imediata. Separando os saldos iniciais de caixa e equivalentes, é preciso definir uma data de corte para o início do registro, que deverá ser feito em planilhas eletrônicas ou, preferencialmente, em um software integrado de gestão.

Esses lançamentos deverão ser comparados com as entradas relativas a recebimentos ligados a clientes e com as saídas derivadas de pagamentos a fornecedores, salários e outras contas do dia a dia da empresa.

Após essa comparação, ele apontará o valor disponível de fluxo de caixa, que são os recursos que a empresa tem a sua disposição e que podem ser utilizados para algum pagamento, compra ou investimento.

ENTENDA QUE TODOS OS VALORES SÃO IMPORTANTES

Um erro muito comum é não registrar no fluxo de caixa pequenos valores, como aqueles relacionados com a compra de material de limpeza, lanches e refeições e outros gastos que ocorrem na rotina da empresa. Porém, esse é um erro que poderá comprometer, no final do período, não só o fluxo de caixa, mas suas finanças como um todo.

Isso ocorre porque, quando somadas, essas pequenas despesas diárias passam a ser representativas e, caso você não as considere, pode ter uma noção errada de como andam os seus valores disponíveis, ou seja, livres para utilização, de acordo com as suas necessidades.

FIQUE DE OLHO NOS PAGAMETNOS E RECEBIMENTOS

Ficar de olho nos pagamentos e nos recebimentos tem um grande impacto no seu fluxo de caixa, principalmente quando o assunto é o prazo que você dá aos seus clientes e aquele que você tem junto aos seus fornecedores. Muitas empresas passam por dificuldades, pois demoram muito para receber e precisam de recursos para pagar os seus fornecedores.

Para evitar esses problemas, procure buscar um equilíbrio e fornecer um prazo de pagamento para os seus clientes parecido com aquele que você recebe dos fornecedores. Além disso, busque estimular os pagamentos à vista, oferecendo descontos para aqueles feitos antecipadamente.

No caso daqueles clientes que compraram a prazo e que estão com seus títulos em atraso, é necessário agir, entrar em contato e entender o porquê do atraso e como você pode ajudar na resolução desse problema. Lembre-se que o bom andamento do seu fluxo de caixa depende da disposição de recursos para arcar com as suas dívidas e que toda sobra é importante para sua empresa.

TENHA ALGUNS CUIDADOS

Um dos primeiros cuidados que você deve ter para o bom uso do seu fluxo de caixa é separar as suas finanças pessoais das empresariais. Assim, caso você ainda não possua, será necessário criar contas bancárias e cartão de débito e crédito para você e para sua empresa.

A conta e os cartões empresariais devem somente ser utilizados para o pagamento das despesas relativas à pessoa jurídica. Caso você precise de dinheiro para suas despesas pessoais, deverá fazer a retirada por pró-labore ou retirada de lucros, que são duas formas de remunerar o proprietário ou sócios de uma empresa.

Para que o seu fluxo de caixa seja realmente eficiente, é preciso que ele esteja sempre atualizado. Assim, inserir em sua empresa a cultura da atualização diária na movimentação do fluxo de caixa permitirá que você saiba, em tempo real, como andam as suas finanças, identificando possíveis dificuldades ou, ainda, aproveitando preços diferenciados à vista.

Outro cuidado é com o registro dos dados que, preferencialmente, devem ser acompanhados de um documento fiscal como nota, cupom fiscal ou outro que possa confirmar a veracidade da entrada ou saída. Esses lançamentos devem, também, contar com um histórico detalhado, que permitirá, se preciso, consultar o lançamento e conhecer todos os seus detalhes.

Os cheques pré-datados merecem atenção especial, tanto no caso daqueles recebidos de clientes como no caso daqueles utilizados para pagamento. Lembre-se que eles só poderão ser inseridos no fluxo de caixa no momento em que puderem ser compensados e não na data em que foram recebidos ou repassados a clientes. O mesmo vale para compras e vendas a prazo, cujo valor só deve ser considerado no momento de recebimento ou pagamento da parcela.

CONHEÇA TODAS AS VANTAGENS

Como você já viu, o fluxo de caixa organiza e permite o conhecimento em tempo real de suas finanças, porém, existem outras vantagens. É possível criar categorias tanto de despesas quanto de receitas e conhecer onde está sendo gasto o dinheiro da empresa e quem são os seus principais clientes, qual o prazo médio de pagamento, entre outros dados que podem ser utilizados no planejamento.

Aqui podem ser tomadas outras decisões, como o corte de gastos ou substituição de mão de obra ou de outros desembolsos que estejam pesando muito em seu orçamento.

O fluxo de caixa também poderá ser utilizado de maneira projetada, que é uma forma de conhecer antecipadamente como estarão os seus recursos em um período futuro. Essa visão projetada é excelente para prever eventuais faltas ou sobras de recursos e programar compras ou algum investimento para a sua empresa.

Existem inúmeras vantagens na utilização do fluxo de caixa, e ele é um dos maiores aliados no seu planejamento financeiro. Portanto, a compreensão do funcionamento do fluxo de caixa e da importância de todos os registros, independentemente do valor, é imprescindível para que se possa estar de olho, tanto nos pagamentos, quanto nos recebimentos, para que haja um equilíbrio em seu fluxo de caixa.

Também é necessário sempre estar atento à alguns cuidados, como a separação das suas contas daquelas que são da empresa e a necessidade da atualização e do controle dos cheques pré-datados.

Gostou do post? Então entenda também qual o melhor KPI a ser utilizado no seu negócio e garanta o sucesso dos seus projetos!

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A liderança pelo exemplo

Ainda que seja difícil obter o apoio da alta direção da organização, é fundamental mover esforços na conquista desse engajamento. São os executivos que devem “tomar a rédeas” da transformação pela mudança de suas próprias atitudes e assim inspirar os times.

A gestão de pessoas, assunto muito estudado nos dias de hoje, também é considerado uma grande barreira. Consiste no trabalho mais difícil e complexo de se realizar nesse processo. É consenso que as pessoas representam uma grande fonte de problemas. Diante desse contexto, deve-se sobressair a figura dolíder agregador e conciliador, capaz de motivar e inspirar seus liderados, sendo construtor de equipes homogêneas, com um objetivo comum bem definido.

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