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O que é Kanban?

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 O que é Kanban

Sabia que o sistema just in time, implementado pela Toyota na década de 40, vem servindo de exemplo para várias empresas no que se refere ao aumento de eficiência e de produtividade? E sabia também que ele foi desenvolvido a partir de uma simples observação do funcionamento do sistema de reposição de um supermercado?

Percebeu-se, na época, que a manutenção de um estoque mínimo e a reposição de produtos com maior frequência permitiam otimizar o espaço e reduzir desperdícios. E o melhor é que o controle desse trabalho não exigia grandes esforços, baseando-se em uma tática que você provavelmente já até ouviu falar: o Kanban. Quer saber do que se trata? Então continue acompanhando nosso post de hoje:


O que é Kanban?

Quem ouve o termo pela primeira vez pode pensar que se trata de uma técnica extremamente complexa, já que a palavra é japonesa e os japoneses adoram uma tecnologia avançada. Mas, na verdade, o Kanban nada mais é que um sistema de controle que ajuda a organizar as tarefas que compõem um processo para que elas sejam realizadas e entregues como em uma linha de produção.

Então imagine uma linha de produção. Nesse contexto, as pessoas não podem ficar consultando planilhas, controles impressos ou conversando o tempo todo para saberem qual será o próximo passo, certo? Pois o Kanban utiliza de um quadro grande e estrategicamente posicionado onde todos possam visualizá-lo. Esse quadro é divido em colunas, que representam as etapas do processo. Para ilustrar as atividades que devem ser realizadas, são utilizados cartões coloridos ou post-its, que são movimentados pelas etapas sinalizando o status de cada tarefa.

Como o tempo das equipes é sempre limitado, assim como o espaço no quadro, é preciso priorizar atividades de modo a fazer com que poucas tarefas sejam realizadas a cada intervalo de tempo. Assim se garante um fluxo contínuo de trabalho para todos os membros da equipe sem sobrecarregá-los.

Como fazê-lo funcionar?


O número de colunas do seu quadro Kanban, bem como o limite de atividades a serem executadas ao mesmo tempo depende da complexidade de cada projeto conduzido. Uma iniciativa simples pode ter apenas três colunas no quadro, como: a fazer, fazendo e feito. Já um projeto mais complexo, como o desenvolvimento de um software, pode ter mais etapas para refletir o processo pelo qual cada funcionalidade passa. Assim, pode-se ter: a fazer, em análise, em desenvolvimento, em teste e entregue.

Definidas as etapas, você divide seu quadro em colunas, inserindo a primeira leva de atividades na primeira. Cada cartão deve conter um mínimo de informações sobre a atividade, como o que deve ser feito, o prazo para conclusão e o respectivo responsável pela atividade. Isso permitirá que você tenha um maior controle sobre a iniciativa, do começo ao fim.
Dispostos os cartões e todos devidamente cientes sobre quais são suas responsabilidades, chega a hora de trabalhar. A partir daí, quando uma etapa do Kanban é superada, o cartão pode ser deslocado para a etapa seguinte, até que a atividade seja finalizada. Nesse momento, a coluna que tem uma vaga em aberto pode receber uma nova atividade, puxando a linha de produção.

Por que usar o Kanban?

Mas muitos profissionais se perguntam por que usar um método tão simples de gestão de tarefas, já que existem outras ferramentas bem mais atuais para serem utilizadas. É simples: sabendo o que é Kanban, você pode perceber que qualquer pessoa, independentemente de seu nível de escolaridade ou da sua profissão, é capaz de interpretar esse controle visual. Assim você cria, então, uma comunicação universal com a equipe! Mas esse definitivamente não é o único motivo por que você deve adotar o Kanban no gerenciamento de seus projetos. Veja só:

Fluidez ao trabalho

A consulta a controles e cronogramas de projetos consome tempo e pode se tornar um gatilho para que as pessoas desviem a atenção do que realmente deve ser feito. Já com o quadro Kanban em um local de grande visibilidade, basta que o profissional tire os olhos do que está fazendo por alguns segundos para saber qual é o próximo passo. Com isso, as distrações são eliminadas e você otimiza o tempo da sua equipe.

Aumento de produtividade

Tempo utilizado com o máximo de eficiência significa produtividade. E, com o Kanban, ninguém no seu time fica parado, simplesmente esperando pela próxima tarefa. Da mesma forma, ninguém fica sobrecarregado sem que você saiba e possa agir rapidamente para sanar esse gargalo.

Foco nas prioridades

Quando você tem o cronograma do projeto como principal fonte de consulta, automaticamente tem em mãos todas as tarefas a serem desenvolvidas ao longo do tempo. Mas isso pode preocupar sua equipe antes da hora! O Kanban permite priorizar as tarefas e manter o time focado naquilo que deve ser entregue primeiro, eliminando as preocupações desnecessárias com o que vem depois.

Eliminação de gargalos

Muitas vezes, a quantidade de tarefas começa a se acumular, impactando no prazo e na qualidade do projeto sem que você sequer perceba. Utilizando o Kanban, esses gargalos são facilmente identificados, pois você visualiza no quadro o fluxo das atividades. Assim, se vê que muitas placas estão se acumulando em determinada etapa, sabe que é preciso descobrir uma maneira de otimizar as tarefas e dar fluidez ao processo novamente.

Acompanhamento de desempenho

O Kanban também é uma ótima maneira de acompanhar o desempenho da equipe, uma vez que você tem os prazos para a conclusão de cada tarefa registrados nos cartões e pode verificar periodicamente se esses prazos estão efetivamente sendo cumpridos. Além disso, a própria fluidez dos cartões pelas etapas se transforma em um sistema de controle bastante eficiente, possibilitando que todos saibam como anda a produtividade individual e coletiva ao longo do tempo.

Aliado dos métodos ágeis

Para quem está acostumado a trabalhar com métodos ágeis de gerenciamento de projetos, o Kanban é um grande aliado, pois reflete os sprints com eficácia, tornando-se um instrumento de monitoramento e controle perfeito. Na prática, cada sprint tem seu prazo para ser concluído. E o Kanban pode ser dividido de forma que mostre as etapas a serem superadas na entrega de cada funcionalidade.

E vale lembrar que, além do tradicional quadro com cartões ou post-its, você também pode utilizar o Kanban de outras formas, integrado ao sistema a seu software de gerenciamento de projetos, por exemplo. Pode ainda aproveitar templates prontos para facilitar o entendimento e o manuseio do quadro, permitindo que sua equipe trabalhe em conjunto onde quer que esteja.

Depois de saber o que é Kanban, você certamente vai querer colocar essa prática em ação para fazer um teste, não é mesmo? Pois como nós gostamos de facilitar as coisas para você, disponibilizamos um template gratuito e ensinamos você a utilizá-lo. Aproveite!

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