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8 Ferramentas gratuitas essenciais para todo gerente de projeto

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Fazer uma gestão de projetos bem feita demanda tempo e dedicação por parte do gerente de projetos. Entretanto, hoje já existem soluções gratuitas e online para tornar a vida dos GPs mais fácil e dinâmica. Algumas ferramentas são mais genéricas, outras especificas para quem trabalha com gestão de projetos ou lidera um PMO (Escritório de projetos), mas todas podem ajudar os gerentes de projetos a ganhar tempo, eficiência no controle de seus projetos e na evolução da maturidade da organização. Pois então, aqui vão 8 ferramentas que usamos e indicamos para todo GP:

1- PMSURVEY.ORG: O PM Survey (entenda melhor neste vídeo) é uma pesquisa anual realizada pelo PMI – Project Management Institute. Ela reúne organizações de diferentes partes do mundo que respondem a questões relacionadas ao gerenciamento de projetos em seu ambiente de trabalho, possibilitando identificar o seu benchmarking e utilizá-lo na sua estratégia de evolução. Benchmarking é um método sistemático de procura por melhores processos, ideias inovadoras e procedimentos de operação mais eficazes que conduzam a um desempenho superior. PM Survey é gratuito é irá te ajudar a identificar as principais práticas adotas, assim como, comparar sua organização com outras empresas do seu setor.

2- Dropbox: Dropbox é um serviço para armazenamento e compartilhamento de arquivos. É baseado no conceito de "computação em nuvem" ("cloud computing"). Nele, é possível criar uma pasta virtual no seu computador que ficará armazenada na nuvem.

A beleza disso é que você pode trabalhar com ela como se fosse uma pasta normal sabendo que todos seus arquivos estão protegidos na nuvem caso algo aconteça com seu computador. Fora isso, você pode também compartilhar documentos, templates e arquivos do seu projeto com membros da equipe, patrocinadores, clientes e etc. Como a sincronização e automatização acabamos com aquela história de com quem está a última versão do plano de projetos (para quem ainda não trabalha com um software colaborativo de projetos).

3- Xmind: XMind é uma ferramenta de código aberto para a elaboração de mapas mentais, uma espécie de diagrama usado para representar e relacionar aspectos distintos de uma ideia ou projeto a ser executado. Dessa forma, fica mais fácil visualizar o “problema” ou memorizar algum conteúdo. É claro que com caneta e papel você também pode construir um mapa mental, mas com a ajuda de um XMind fica muito mais simples editar os diferentes elementos que o formam. Além disso, o XMind facilitará também o compartilhamento do mapa com outras pessoas, possibilitando até mesmo a exportação do trabalho para formatos populares, como PDF, Word e PowerPoint.

4- Prezi - O Power Point está constantemente presente nas reuniões de projetos, do kickoff, passando pelas reuniões de status report até a tão esperada reunião de encerramento do projeto. Mas, com a evolução da maneira de navegar na Internet, já estava na hora de trazer mais dinamismo para as palestras. Prezi é uma ferramenta online gratuita totalmente diferente dos programas para a criação de apresentações em slide, a começar pelo simples fato de que o aplicativo não se limita ao espaço retangular dos slides.

5- PM Canvas (IOS ou Android)- A época em que se criava solitariamente planos de projetos com múltiplas páginas para depois enviá-lo aos demais stakeholders passou. Com ele, o usuário poderá organizar seu Canvas como se fosse um WhatsApp, de modo participativo. Os usuários poderão compartilhar seus argumentos e juntos escolher quais entram ou não no Canvas. Disponível para os sistemas operacionais IOS e Andorid, o app pode ser baixado gratuitamente na APPSTORE ou na Google Play

6- PMO MATURITY CUBE: O PMO MATURITY CUBE® é um modelo inédito, especialmente desenvolvido para avaliar a maturidade de PMOs. O PMO MATURITY CUBE® é a principal referência mundial hoje no tema maturidade para PMOs .

7- Calculadora de ROIDiante de todos os desafios que esse ano promete precisamos, mais do que nunca, defender muito bem todo dinheiro investido. Pensando nisso, a Project Builder criou uma ferramenta gratuita que te ajuda a calcular quanto sua empresa pode economizar ao implantar uma gestão de projetos profissional. Com essa ferramenta você consegue saber quantas horas é possível salvar da equipe e do gestor de projetos automatizando a gestão de projetos e quanto dos custos dos projetos podem ser reduzidos com uma gestão de projetos profissional, por exemplo.

8- PMO MIX MANAGER: O PMO MIX MANAGER® é um modelo inovador, que tem como objetivo identificar quais funções seriam recomendadas para um PMO, com base nos benefícios esperados por seus clientes e na experiência de líderes de PMOs com um alto nível de maturidade.

E aí, o que achou da nossa lista? Você conhece mais alguma ferramenta que pode ser útil para gestão de projeto? Compartilhe com a gente nos comentários!

 

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