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Como definir o Plano de Ação e a sua Importância para Projetos

por em Estratégia
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Plano-de-acao

 

Atualmente, o plano de ação é uma ferramenta muito utilizada por apresentar elevada eficiência e ser relativamente simples de se elaborar. Basicamente, trata-se de definir as ações que devem acontecer até se atingir uma meta maior. Para isso, a data em que cada ação deve ser finalizada e quais são os responsáveis por elas são algumas das informações que o plano deve conter.

Mas, afinal, montar um plano de ação é mesmo importante? Na área da gestão, sempre que podemos aplicar melhorias, o fazemos. Então, como definir um plano que traga benefícios e deixe sua equipe mais eficiente? Isso é o que explicaremos no post de hoje. Continue lendo e confira!

O que Colocar no Plano de Ação?

O modelo mais comum de plano de ação costuma conter: a ação que será realizada, a data em que esta deve ser concluída, o responsável por executá-la e o status em que se encontra, isto é, se ela está pendente, em andamento ou concluída. Este é um exemplo de como ter uma boa visão do andamento das ações.

Contudo, vale ressaltar que existem diferentes tipos de planos de ação. Portanto, cabe ao gerente do projeto selecionar o que mais se adéqua ao projeto em questão. Nesse sentido, uma excelente alternativa para quem deseja montar um plano eficiente é o modelo japonês 5W2H, que apresenta muita clareza nos passos a serem seguidos e facilita muito o planejamento de melhorias.

Existem ainda variações, como é o caso do Kanban, que se reduz a um quadro contendo o status das tarefas — e que pode se apresentar também no modelo matricial, para controlar projetos diferentes em uma mesma tabela. Normalmente, nesse caso é utilizado um grande quadro em um lugar de destaque, visível por toda a equipe.

Qual é a Importância de cada Ação?

Basicamente, as ações devem ser bem pensadas antes de encaixadas no plano, e cada uma delas deve ter sua relevância para que se alcance o objetivo final.

Essa tarefa é realmente importante? Vai nos ajudar a chegar onde queremos? É possível realizá-la? Perguntas como estas devem ser ter respostas claras — daí vem a importância de um líder consciente, que apresente um plano de ação coerente à equipe. 

Dessa forma, a reunião de apresentação do plano de ação é muito importante, pois nela será possível verificar a aceitação da equipe em relação às tarefas, às datas de entrega e a outros detalhes.

Quanto a isso, não há problemas em prorrogar uma data ou modificar o modo como uma ação deve ser concluída. O importante é que todos os responsáveis tenham conhecimento e estejam de acordo com o plano de ação. Então, depois disso, já é hora de colocar tudo em prática!

Como Elaborar um Plano Claro?

Uma das vantagens de se utilizar os planos de ação é que eles podem ser feitos por maneiras mais sofisticadas até em uma simples folha de papel. De fato, algumas empresas preferem que o planejamento seja impresso e fique pregado na parede, onde todos possam ver. Por outro lado, há quem prefira aliar-se à tecnologia e ter mais facilidade para acompanhar o andamento das tarefas do seu próprio computador, em casa.

Diante disso, alguns softwares são desenvolvidos para tornar o planejamento mais lúdico e fácil de entender, agregando micro-ações a macro-ações, montando gráficos do andamento das tarefas de cada setor e até enviando e-mails para cada executor. Assim, essas ferramentas podem ser uma boa opção para melhorar a visão geral que se tem do projeto.

Como Cobrar as Tarefas de cada um?

Uma vez montado o plano de ação, é preciso delegar, monitorar e estar preparado para cobrar o andamento. Ou seja, quando o plano é apresentado e tem boa aceitação, já é hora de ir ao trabalho. Porém, muitas vezes as ações do plano não fazem parte das atividades que os responsáveis estão acostumados a fazer no dia a dia: Nesse caso, é preciso cobrar! 

Afinal, se cada pessoa aceitou a tarefa que lhe foi confiada e a data em que esta deveria ser entregue, não há problemas em monitorar, apoiar — se necessário — e cobrar que tudo esteja saindo como planejado.

E vale lembrar que o sucesso da empresa pode depender diretamente de um bom monitoramento de ações — só assim é possível chegar onde se almeja no tempo determinado.

Quais são as Etapas para se Chegar ao Sucesso?

Enfim, para seguir um plano é preciso organização e disciplina. Cada etapa de uma vez: assim, o objetivo será alcançado. Afinal, todas têm sua importância e não devem, de maneira alguma, ser ignoradas.

As etapas são, nesta ordem: início, planejamento, execução, monitoramento e encerramento. 

No início, um gestor eficiente deve ser capaz de realizar uma boa análise do projeto, identificar possíveis problemas que venham a aparecer durante a execução e, assim, estará apto a definir os prazos e custos para cada tarefa.

Já o planejamento é uma fase de suma importância, em que serão definidos o cronograma de andamento do projeto e a participação de cada membro envolvido. A execução é a etapa em que tudo que foi planejado será materializado. Os recursos e energias dos executores são gastos nessa etapa, e a maioria dos problemas também surge aqui. Portanto, é preciso agir com eficiência e cumprir todos os prazos.

O monitoramento também é fundamental para o sucesso de um plano de ação. Nesse sentido, deve ser definida uma estratégia para monitorar o andamento das tarefas, e devem constar no cronograma as datas em que isso será feito. Aqui, caso se identifique um problema, é possível reajustar tudo e trabalhar em uma solução.

Por fim, o encerramento é a fase em que tudo que foi feito é documentado e apresentado aos envolvidos de maneira formal.

Como vimos, o plano de ação é uma maneira muito eficaz de organizar o trabalho que será realizado por toda a equipe, desmembrando o planejamento estratégico em várias partes e etapas menores para que fique mais simples executá-lo sem tantos detalhes. Para isso, as ferramentas que você vai utilizar podem ser as mais variadas — desde post-its e planilhas no Excel a um software mais completo. 

O que realmente importa é que cada um esteja ciente do plano e de suas responsabilidades. Você pode fazer um plano de ação para organizar a festa de aniversário de um funcionário ou para abrir uma nova empresa. O fato é que a criação do plano ajuda a organizar as ideias, as tarefas e a integrar as pessoas envolvidas em prol do sucesso!

E aí, gostou do post de hoje? Todas as suas dúvidas foram tiradas ou ainda sobrou alguma? Deixe o seu comentário e conte para a gente!

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A liderança pelo exemplo

Ainda que seja difícil obter o apoio da alta direção da organização, é fundamental mover esforços na conquista desse engajamento. São os executivos que devem “tomar a rédeas” da transformação pela mudança de suas próprias atitudes e assim inspirar os times.

A gestão de pessoas, assunto muito estudado nos dias de hoje, também é considerado uma grande barreira. Consiste no trabalho mais difícil e complexo de se realizar nesse processo. É consenso que as pessoas representam uma grande fonte de problemas. Diante desse contexto, deve-se sobressair a figura dolíder agregador e conciliador, capaz de motivar e inspirar seus liderados, sendo construtor de equipes homogêneas, com um objetivo comum bem definido.

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