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Entenda os 6 Maiores Benefícios do Método Kanban

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kanban

 

O método Kanban é uma das formas mais eficazes de garantir que os projetos evoluam conforme o esperado. Utilizado especialmente no gerenciamento de projetos e atividades, essa técnica permite mensurar o desempenho da empresa e, por isso, pode ser usado na produção industrial, na gerência de projetos e até mesmo em startups.

Você sabe como funciona o Kanban e que benefícios ele pode trazer à organização? Entenda melhor sobre ele no artigo de hoje!

MÉTODO KANBAN: o QUE É?

Esse sistema é baseado na gestão visual e, por isso, é muito utilizado, já que permite que colaboradores, líderes e gestores tenham uma visão ampla e rápida sobre o andamento das atividades.

Criada na década de 1980, essa técnica foi implementada pela Toyota a fim de melhorar a gestão dos estoques e organizar melhor a produção. No entanto, o método foi ampliado e, atualmente, o Kanban é utilizado por diversas empresas no mundo todo.

Isso se deve não só às vantagens proporcionadas, mas também porque o sistema é bastante fácil de ser implementado. De maneira geral, utiliza-se um quadro, físico ou virtual (por meio de um software, por exemplo), e post-its coloridos que vão indicar se a tarefa está atrasada, em dia ou finalizada.

A partir desse conhecimento, o gestor pode tomar decisões a fim de solucionar problemas e eliminar barreiras que, por ventura, estejam impedindo a realização eficiente do trabalho. Por isso, além do Kanban, recomenda-se que seja feita uma reunião diária bem rápida para verificar possíveis empecilhos que precisam ser retirados do caminho.

De maneira tradicional, o método é dividido em:

KANBAN DE PRODUÇÃO

Nesse caso, o cartão indica se determinado produto pode ser produzido, considerando uma quantidade delimitada. Esse cartão passa pelos setores de produção e fornecimento, sendo inseridos com as peças depois da produção.

Quando o produto é encaminhado para o cliente, o cartão é retirado e o processo é reiniciado a fim de apontar a necessidade de voltar a produzir aquele item.

KANBAN DE TRANSPORTE

Já nesse modelo, o cartão serve para fazer a autorização da movimentação de produtos entre fornecedor e cliente. Nesse momento, um cartão é colocado junto ao produto e, quando a mercadoria chega ao cliente, o cartão é retirado e o processo se reinicia.

Apesar desses dois tipos, o Kanban também é utilizado por empresas que não trabalham com linha de produção. Uma startup que desenvolve softwares, por exemplo, pode usar esse método para verificar a necessidade de atualizações ou a melhoria de processos.

Assim, nos dias de hoje, o Kanban tem uma atuação mais ampla, servindo para a implantação da melhoria de processos devido à facilidade de visualização de problemas.

BENEFÍCIOS DO KANBAN

1- VISUALIZAÇÃO DO FLUXO DE TRABALHO

Por ser uma técnica baseada no visual, o Kanban permite visualizar melhor o fluxo de trabalho, analisando tarefas que estão atrasadas e aquelas que foram entregues no prazo. Como consequência, é possível trabalhar focando no todo, agir com transparência e identificar desperdícios.

Além disso, é possível fazer previsões do que pode ser entregue, planejando melhor a alocação de recursos e o aceite de novos projetos.

2- REDUÇÃO DE CUSTOS

Por trabalhar com eficiência e organizando o fluxo de trabalho, o Kanban impacta diretamente nos custos, reduzindo-os. A diminuição de gastos ocorre relativamente ao estoque e ao desperdício de recursos.

No caso do estoque, isso se deve à produção mais controlada, evitando comprar itens desnecessários e garantindo que os produtos sejam armazenados pela ideia do estoque de segurança (ou seja, o mínimo necessário para garantir o fornecimento).

Já em relação ao desperdício de recursos, o Kanban atua com tempo, equipamentos, mão de obra e materiais, fazendo com que mais itens sejam produzidos no mesmo período, com os mesmos recursos. Caso haja algum desperdício, basta cortá-lo.

3- FLEXIBILIDADE E MELHORIA DA PRODUÇÃO

Como afirmado, se o Kanban auxilia na gestão dos recursos, fazendo com que mais seja produzido no mesmo tempo e em condições semelhantes, é claro que há uma melhoria da produção, já que a produtividade é aumentada.

No entanto, a produção também se torna mais flexível, porque a queda de demanda pode ser facilmente gerenciada, reduzindo os estoques dos produtos e impedindo que eles fiquem muito tempo estocados e sem giro.

Vale a pena, ainda, lembrar que o gestor de projetos pode atuar em qualquer segmento: vários tipos de indústria, comércio, empresas de serviços, terceiro setor e até mesmo em órgãos públicos. Portanto, quando você estiver em uma determinada empresa, também vai precisar dedicar seu tempo a aprender mais sobre o segmento em que ela atua, a dinâmica do mercado e os processos internos.

4- INFORMAÇÃO ATUALIZADA

Por ser constantemente revisto, o Kanban oferece sempre uma informação atualizada. Dessa forma, há um controle maior dos processos e atividades. Também é possível separar as atividades necessárias daquelas que são desnecessárias.

5- INDICAÇÕES PARA A TOMADA DE DECISÃO 

Por suas características próprias, o Kanban acaba sendo um método de gestão voltado para o controle do serviço e aperfeiçoamento do gerenciamento dos processos. Por isso, indica quais decisões precisam ser tomadas, auxiliando os gestores a atuarem de maneira mais assertiva.

Além disso, pode indicar a necessidade de investimentos e a potencialização do lucro, já que mostra quais pontos devem ser melhorados nos processos internos.

6- ENGAJAMENTO DOS COLABORADORES

Pode soar estranho, mas o Kanban auxiliar no engajamento dos colaboradores. Como eles devem cumprir metas de acordo com o que está estabelecido no método, tendem a empenhar mais esforços para alcançar os objetivos pretendidos.

Além disso, como permite a reflexão das práticas realizadas, tentando encontrar técnicas que tragam melhores resultados, esse método auxilia a implantação de meios inovadores, que podem melhorar a performance da equipe ou dos colaboradores da empresa como um todo.

O Kanban não é uma prática recente, mas oferece grande auxílio para empresas que querem melhorar a produtividade e ter um controle melhor dos processos internos, gerenciando prazo, estoque, produção e outros setores.

Por atuar de forma mais ampla e trazer resultados efetivos para o gerenciamento dos projetos, esse método é indicado para qualquer empresa que queira identificar falhas e melhorar seu desempenho.

Assim, por meio de informações visuais, os colaboradores sabem o que fazer e quais metas devem atingir, enquanto os líderes e gestores melhoram as práticas, eliminam barreiras e gerenciam de maneira mais adequada os recursos disponíveis.

Se você ainda não aplicou o método Kanban na sua empresa, talvez seja a hora de começar! Aproveite as informações desse post e deixe seu comentário se tiver alguma dúvida ou informação para compartilhar!

 

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A liderança pelo exemplo

Ainda que seja difícil obter o apoio da alta direção da organização, é fundamental mover esforços na conquista desse engajamento. São os executivos que devem “tomar a rédeas” da transformação pela mudança de suas próprias atitudes e assim inspirar os times.

A gestão de pessoas, assunto muito estudado nos dias de hoje, também é considerado uma grande barreira. Consiste no trabalho mais difícil e complexo de se realizar nesse processo. É consenso que as pessoas representam uma grande fonte de problemas. Diante desse contexto, deve-se sobressair a figura dolíder agregador e conciliador, capaz de motivar e inspirar seus liderados, sendo construtor de equipes homogêneas, com um objetivo comum bem definido.

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