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Análise de gestão de projetos: saiba já como fazê-la

por em Práticas
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Para desenvolver bons projetos, é necessário realizar avaliações constantes de todo o gerenciamento das atividades. Dessa forma, você pode diagnosticar falhas, identificar as causas de erros e acertos e redirecionar as ações para atingir as metas predefinidas.

Nesse sentido, é fundamental empregar metodologias para a análise de gestão de projetos, envolvendo dimensões como viabilidade, finanças, riscos, potencialidades e fraquezas. Então, quer entender como realizar essa análise para dirigir seus empreendimentos com qualidade e efetividade? Confira nosso post e saiba mais!

O que é a análise de gestão de projetos?

O gerenciamento de projetos envolve uma série de tarefas que são encadeadas, buscando o alcance dos resultados planejados. Porém, você não pode, simplesmente, empreender diversas ações, uma atrás da outra, sem ceder um tempo para a avaliação sobre o trabalho feito.

Há ferramentas para que você faça qualificações padronizadas seguindo uma metodologia específica, desenvolvida a partir de estudos da área organizacional. Assim, é possível realizar análises sistemáticas, de forma periódica, o que proporciona qualidade e desenvolvimento para o trabalho.

Como a análise de gestão de projetos pode ser feita?

De fato, você pode utilizar diversas ferramentas para fazer a análise de gestão de projetos. A seguir, reunimos as principais delas para você compreender melhor o tema. Vejamos:

1. Análise de viabilidade

Quando falamos da viabilidade de determinada tarefa, nos referimos às possibilidades de esse projeto se concretizar e ser bem-sucedido, de modo geral. Nesse caso, duas dimensões são importantes de se avaliar: a viabilidade econômica e financeira. Entenda a diferença:

  • viabilidade econômica: se refere ao custo-benefício das atividades;
  • viabilidade financeira: análises focadas no investimento em capital, considerando gastos, despesas e rendimentos.

Com esses recursos, você pode tomar decisões criteriosas, baseadas em parâmetros calculados e dados embasados em métodos.

E você pode fazer a análise das viabilidades econômica e financeira a partir de projeções de custos, investimentos, receitas e do estudo de indicadores financeiros, como:

  • VPL (valor presente líquido): diferença entre o valor investido e o valor obtido ao final da injeção de capital. Mostra se o projeto é rentável e se você gasta mais do que recebe;
  • payback: quando o processo começa a gerar rendimentos, há um momento em que o valor que retorna cobre a quantia que foi investida inicialmente. O payback é o tempo em que esse fenômeno acontece;
  • projeção de custo-benefício: calculada por meio da divisão do valor faturado pelo custo total com o projeto, e multiplicada por 100. O percentual gerado indica quanto você pode ter de retorno com relação aos custos.

2. Análise de riscos

Todo projeto está sujeito a algum tipo de risco. Não há como eliminá-los totalmente, mas é possível manejar as questões para evitar e amenizar efeitos problemáticos e se preparar para adversidades.

Para isso, existe a gestão de riscos, um conjunto de medidas para lidar com potenciais dificuldades que podem atingir as atividades. E um bom recurso para fazer essa análise são as matrizes.

Para montá-las, é importante, inicialmente, identificar quais possíveis ameaças podem afetar seu projeto. Em seguida, você organiza uma matriz formada por dois eixos: um de probabilidade de ocorrência e outro de impacto que o problema acarretaria.

Com essa avaliação, você pode desenvolver estratégias para prevenir essas dificuldades. Contudo, lembre-se de que você deve selecionar os riscos principais e fazer um acompanhamento contínuo do processo.

3. Análise SWOT

Uma estratégia que pode ajudá-lo na gestão de projetos é a análise SWOT, uma metodologia que conta com diversas variáveis que orientam a avaliação das atividades. Cada letra na sigla significa uma dimensão a ser analisada, desta forma:

S (Strengths — Pontos fortes)

Identificar as potencialidades do seu projeto é fundamental para que você possa tomar decisões estratégicas e resolver questões com qualidade e efetividade. Para isso, é preciso avaliar sua equipe e as medidas que você está tomando.

Quais são as habilidades que se destacam no time? Como isso pode contribuir com a realização das tarefas? Essas são algumas perguntas que você pode procurar responder para analisar as potencialidades dos colaboradores.

Além disso, ao fazer o estudo dos potenciais, observe os diferenciais da sua proposta, o que ela pode acrescentar ao público-alvo, onde você tem se destacado e os feedbacks positivos que você tem recebido.

Dessa forma, você identifica os pontos fortes e pode direcionar a energia para utilizar esses fatores para o alcance de metas.

W (Weaknesses — Pontos fracos)

Saber quais são os pontos fracos do projeto também é muito importante para que você possa canalizar esforços e promover melhorias. Então, faça uma avaliação objetiva e encare essas dificuldades como desafios a serem enfrentados.

Ao mesmo tempo, é necessário estar consciente de que há diversos problemas que são estruturais da empresa, e que afetam diretamente suas práticas. Assim, procure saber separar quais são as dificuldades que você pode corrigir e quais estão além das suas possibilidades.

E lembre-se de utilizar os pontos fracos no projeto como sinalizadores, pois são eles que indicam os aspectos em que você precisa melhorar. Ao fazer o diagnóstico, reúna-se com a equipe para discutir soluções coletivamente. Se necessário, procure ajuda de superiores ou consultorias.

O (Opportunities — Oportunidades)

É importante ficar atento às várias oportunidades que podem estar acessíveis para os seus trabalhos.

Nesse sentido, chances externas, como uma nova onda no mercado, benefícios com impostos e preços baixos dos recursos que você utiliza no trabalho são alguns exemplos de alternativas que eventualmente aparecem.

Nesse sentido, é fundamental ficar atento para não deixar as oportunidades passarem sem aproveitá-las. O mercado é muito dinâmico, e você pode conseguir diversos benefícios se ficar atento às mudanças na economia e na sua organização.

T (Threats — Ameaças)

Nessa etapa, é hora de avaliar as ameaças externas — ou seja, aqueles fatores de fora, que podem trazer consequências negativas para o seu empreendimento.

Você pode encontrar várias estratégias para lidar com essas dificuldades. Ma, para isso, é necessário identificar os problemas e buscar alternativas.

Se os preços no mercado estão muito elevados com a inflação, por exemplo, você e sua equipe podem adotar medidas para economizar no projeto. O importante é ter sensibilidade para identificar as adversidades e criatividade para buscar soluções.

4. Análise do ROI

ROI é uma sigla que, em inglês, significa Return On Investment (retorno sobre o investimento). Trata-se de uma métrica que aponta se os investimentos aplicados estão sendo rentáveis, ou se estão apenas gerando gastos.

Esse parâmetro permite que você analise o direcionamento do capital, viabilizando também a realização de planejamentos e projeções. Para calcular o ROI, você siga a seguinte fórmula:

ROI = [(ganho obtido - custo) / custo] x 100

Nesse caso, o valor obtido é um percentual que aponta o quanto determinado grupo de investimentos gerou em retorno para sua empresa.

De fato, a análise de gestão de projetos é um estudo do empreendimento a partir de diversas técnicas para verificar a qualidade das ações no processo, a geração de retorno e as projeções para o futuro.

Para isso, você pode utilizar diversas técnicas diferentes, como as análises SWOT e de viabilidade, o estudo do ROI e a projeção dos riscos.

Enfim, gostou de aprender mais sobre a avaliação de gestão de projetos? Com essas ferramentas, você pode observar seu desempenho de forma criteriosa e remodelar posturas que não estão sendo tão bem-sucedidas. Agora, aproveite para conhecer também 5 dicas para aprimorar a tomada de decisões na sua empresa!

 

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