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Escopo: entenda o seu peso nos resultados do seu projeto!

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Você já deve ter ouvido falar que, para alcançar um objetivo na sua vida, é preciso se planejar. Seja para comprar um carro, fazer uma viagem ou realizar qualquer grande desejo, a melhor alternativa é avaliar as possibilidades e planejar quais serão os passos para alcançar aquilo que almeja.

Nos negócios, não poderia ser diferente. E de fato não é: a etapa de planejamento é considerada a mais complexa e importante na gestão de projetos. Mas você sabe o que é e como fazer escopo de projetos? Ele é importantíssimo e deve ser executado de maneira correta, ou poderá atrapalhar os planos da empresa.

O escopo é o processo onde serão detalhadas todas as etapas necessárias para se alcançar o objetivo final. O que é preciso fazer para chegar lá? Quem será o responsável por cada tarefa? Quanto tempo vai demorar? Essas são apenas algumas das perguntas que devem ser respondidas ao defini-lo. Também nessa fase são definidos quais materiais e serviços serão necessários.

Deixar de dar importância a essa etapa do planejamento pode ser um erro fatal, já que ali serão definidos prazos, custos e riscos. Continue lendo o post e descubra como evitar erros comuns e acertar no escopo do seu projeto!

Comunique-se com Clareza

O fluxo de informação entre os colaboradores é algo de extrema importância ao se definir o escopo. É essencial que todos recebam e entendam as mensagens que o gestor passa. Deve ficar claro para cada um quais serão as etapas seguidas a partir dali, qual será sua responsabilidade dentro de cada etapa e dentro de quanto tempo tudo deverá ser feito.

Um problema muito recorrente é que o projeto acaba extrapolando prazos, pois a equipe não entendeu corretamente o que deveria ser feito. Informe, pergunte, esteja por dentro. Se você está à frente de um plano, tenha a certeza de que os envolvidos estão captando toda a informação que você está passando. Um bom líder deve ser um bom ouvinte e saber a hora certa de andar para frente: quando todos estiverem prontos.

Estude para Estipular Prazos

Os atrasos nem sempre são culpa dos executores. É possível que o prazo seja sido mal estipulado ou insuficiente. Ou pior, ele ainda pode ser maior do que o necessário e desestimular o colaborador a trabalhar. Por isso, é muito importante que os prazos sejam pensados antes de serem colocados para a equipe.

Imprevistos acontecem e os problemas vão surgir, mas o prazo não deve ser muito esticado para evitar a presença de um funcionário ocioso. Quais os fatores que essa tarefa envolve? Quanto tempo tudo isso pode demorar? O líder de um projeto deve aliar duas coisas quando for definir uma deadline: sua visão estratégica e a opinião do executor.

Sua visão para prever possíveis falhas e obstáculos no caminho da tarefa e a opinião do executor para ter certeza de que ele é capaz de cumprir seu trabalho em tempo.

 

 

 

Realize uma Análise Profunda na Fase de Levantamento

Como já citamos, o ideal é que o escopo seja definido na parte inicial do projeto. Porém, muitas vezes, a falta de conhecimento técnico ou experiência em pautas da área pode fazer com que o projeto tome um caminho diferente do planejado. Quando isso acontece, é preciso realizar novamente o escopo no meio do caminho, onde a execução está acontecendo a todo vapor.

Para evitar esse erro, a equipe responsável deve realizar um levantamento minucioso: todas as possibilidades devem ser profundamente analisadas e levadas em consideração. Se você já está acostumado a conduzir projetos em uma mesma área, essa análise será mais fácil, pois a voz da experiência vai lembrá-lo de cada ponto importante.

Já se você está entrando em uma área nova, essa tarefa pode ser complicada: atenção redobrada e muito foco, pois um escopo bem-feito vale todo o esforço!

Entenda bem o Cliente

Não há nada mais desanimador do que dedicar-se semanas a um projeto e se deparar com “cara feia” do cliente quando for apresentá-lo. A comunicação entre contratante e contratada deve ser clara e bem estabelecida. É impossível realizar um escopo de sucesso sem entender bem quais as necessidades do cliente.

Converse, pergunte e marque quantas reuniões forem necessárias. Às vezes, pode ser que o cliente sinta dificuldade de externar o que realmente deseja, mas esse não é o momento para fazer as próprias interpretações. A contratada deve estar preparada para ajudar a contratante a se expressar e definir com clareza o que quer.

Nunca é Tarde para Aprender

Quando se possui o conhecimento técnico na área do projeto, realizar o escopo fica muito mais fácil. Se a proposta não for a sua praia, corra atrás de uma capacitação e mostre que pode lidar com desafios!

Além disso, a área de gestão de projetos cresce a cada dia e sempre há algo novo para se aprender. Seja exercitando sua liderança ou aprendendo novas ferramentas, tenha certeza de que, quando o líder se torna mais capaz e confiante, o projeto caminha com mais segurança.

O sucesso de um programa depende diretamente da capacidade de se alinhar com as necessidades para as quais ele foi desenvolvido. Para que isso ocorra, podemos ver que definir um escopo de projetos com clareza é um grande passo. Sem essa definição, pode ser impossível gerenciar o projeto, seus custos e prazos. Quanto mais detalhado ele for, maiores serão as chances de sucesso ao fim da execução.

Em uma era na qual os prazos estão cada vez mais apertados e os custos reduzidos, o tempo destinado a elaborar o escopo tem sido cada vez mais reduzido; porém, é um erro permitir que isso aconteça.

Dedicar pouco tempo e esforço a ele pode implicar o gasto de um tempo ainda maior para cumprir etapas e resolver problemas que não foram previstos. Cabe aos gestores irem contra a pressa do mercado e dedicarem a atenção necessária para definirem esses propósitos.

E você? Dá a devida importância na hora de realizar o escopo de projetos? Deixe um comentário contando-nos sua experiência!

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A liderança pelo exemplo

Ainda que seja difícil obter o apoio da alta direção da organização, é fundamental mover esforços na conquista desse engajamento. São os executivos que devem “tomar a rédeas” da transformação pela mudança de suas próprias atitudes e assim inspirar os times.

A gestão de pessoas, assunto muito estudado nos dias de hoje, também é considerado uma grande barreira. Consiste no trabalho mais difícil e complexo de se realizar nesse processo. É consenso que as pessoas representam uma grande fonte de problemas. Diante desse contexto, deve-se sobressair a figura dolíder agregador e conciliador, capaz de motivar e inspirar seus liderados, sendo construtor de equipes homogêneas, com um objetivo comum bem definido.

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