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Gargalos de produção: como eliminar o vilão dos seus projetos?

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Grosso modo, considera-se um gargalo qualquer obstáculo que possa influenciar negativamente na produção, tornando-a mais demorada e custosa. Logo, em qualquer empreendimento, esses gargalos de produção devem ser identificados e eliminados de forma contínua.

É preciso investir em diversas ferramentas, desde o mapeamento dos processos existentes (identificando as entradas e saídas) até a implementação de modernos softwares de controle do fluxo de trabalho. Assim, é possível otimizar os resultados da companhia.

Para te ajudar nisso, no post de hoje veremos justamente como eliminar os gargalos de produção, tornando o seu negócio mais eficiente e próspero. Interessado? Então, continue lendo e fique por dentro do assunto!

Mapeie todo o processo de produção

O processo produtivo é composto por diversas etapas, as quais precisam ser realizadas com o máximo de perfeição. Em uma montadora de carros, por exemplo, a produção começa na soldagem das chapas e termina no encaixe dos acessórios.

Esse processo de produção pode variar bastante de acordo com cada empresa, mas, em todas, é preciso conhecer com clareza cada passo produtivo. Só assim é possível identificar quais etapas estão travando e eliminá-las ou consertá-las, de acordo com o necessário.

Para mapear a produção é necessário analisá-la minuciosa. Então, identifique as entradas (insumos), as saídas (entregas no final de cada processo), os fornecedores e os componentes do processo (máquinas, pessoas etc.). Isso te dará uma visão holística de todo o processo.

Desenhe o fluxograma do trabalho

Para otimizar seu mapeamento e torná-lo ainda mais compreensivo, é indicado que se crie um fluxograma das atividades.

Basicamente, um fluxograma é uma representação visual do processo, em que cada etapa é ilustrada com símbolos geométricos, linhas e palavras. Nesse sentido, existem alguns tipos mais comuns de fluxogramas:

  • diagrama de blocos: é o fluxograma mais simples, que fornece uma visão rápida e simplificada da produção. Nele, utiliza-se apenas retângulos (que indicam as atividades) e linhas (que indicam o sentido do fluxo);
  • fluxograma padrão: é o mais utilizado, e fornece uma visão mais detalhada do processo. Aqui, cada ação é definida com uma figura geométrica (retângulo, bola, triângulo etc.);
  • fluxograma funcional: esse é o mais detalhado dos três. Além de representar as ações com símbolos geométricos, mostra os departamentos ou seções pelos quais o trabalho flui. Assim, permite conclusões mais minuciosas.

Assim, defina qual deles melhor se adéqua à sua produção — o que pode variar de acordo com a extensão e a complexidade do seu trabalho. De toda forma, quanto mais claro for o fluxograma, melhor será para eliminar os gargalos.

Identifique os problemas, suas causas e sub-causas

Bom, após mapear e desenhar o processo de produção, fica muito mais fácil identificar os gargalos que devem ser eliminados. Contudo, como saber quais são suas causas e sub-causas? Para responder essa pergunta, utilizamos o diagrama de Ishikawa.

Também conhecido como Espinha de Peixe ou causa-efeito, esse diagrama é bastante utilizado no controle da qualidade. Seu objetivo é identificar as principais causas para os problemas que existem, seja no processo de produção ou em qualquer outra atividade.

Para isso, ele se baseia em 6 principais itens que podem resultar nos efeitos negativos, os 6Ms:

  • mão de obra: refere-se aos colaboradores (ex.: desmotivação, desqualificação etc.);
  • material: refere-se aos insumos utilizados no processo de produção;
  • meio ambiente: pode ser considerado como o ambiente interno ou externo da companhia. (ex.: falta de espaço, poeira, calor etc.);
  • método: refere-se às práticas e procedimentos utilizados na execução das atividades;
  • máquina: os instrumentos usados no processo de produção;
  • medida: as métricas ou indicadores-chave de desempenho.

É possível responder ao diagrama de Ishikawa em uma reunião de brainstorming, com 6 ou 8 integrantes. Afinal, muitas cabeças pensam melhor do que apenas uma — outras pessoas podem identificar sub-causas que você nem mesmo imaginava.

Mantenha os colaboradores treinados e engajados

As pessoas possuem um importante papel na execução das atividades, por isso é necessário mantê-las sempre competentes e centradas nos resultados desejados. Quando a equipe é desqualificada, é provável que o número de erros cresça drasticamente.

Para manter os funcionários treinados, primeiro, é importante saber o que precisa ser desenvolvido. Para isso, realize uma avaliação de desempenho em 360 graus, buscando identificar os conhecimentos, habilidades e atitudes que devem ser otimizados.

Depois, basta definir qual modelo de treinamento utilizar. Nesse caso, o treinamento online tem crescido bastante nas últimas décadas, especialmente por sua facilidade e flexibilidade. Vale a pena considerá-lo, para ter uma equipe bem treinada, e capaz de otimizar a produção.

Conte com o auxílio de modernos softwares

De fato, é importante contar com o auxílio da tecnologia para eliminar os gargalos da produção. Hoje, existem modernos softwares de gestão de projetos capazes de facilitar a condução dos diversos recursos (humanos, materiais e financeiros) envolvidos.

Desse modo, um bom software contribui para tornar a produção muito mais eficaz. Com ele é possível ter um maior controle das tarefas, tomar decisões mais assertivas, eliminar ruídos da comunicação e monitorar continuamente os resultados obtidos.

É crucial, entretanto, saber escolher um sistema realmente funcional, que se adéque ao tamanho e ao segmento do seu empreendimento. Para isso, escolha um fornecedor de tecnologia que já tenha bastante experiência e ofereça um suporte adequado.

Crie um bom plano de ação

Ter um plano de ação também norteará o gestor na eliminação dos gargalos encontrados, identificando com clareza o que deve ser feito. Para isso, a ferramenta mais utilizada é o 5W2H — a qual estabelece 7 perguntas-chave (em inglês) que devem ser respondidas. Entenda:

  • 5W: What (o que será feito?), Where (onde será feito?), When (quando será feito), Why (por que será feito?) e Who (por quem será feito);
  • 2H: How much (quanto vai custar?) e How (como será feito?).

Ao responder essas questões, você conseguirá um plano realmente eficiente para eliminar os gargalos de produção. Contudo, ainda é importante garantir que esse plano seja bem executo — caso contrário, os efeitos desejados nunca serão atingidos.

Enfim, todas essas são dicas relativamente simples, e podem ser aplicadas em sua companhia. Fazendo isso, você conseguirá melhorar toda a sua produção e arquitetar um empreendimento bem-sucedido, rentável e diferenciado em seu segmento de atuação!

E aí, gostou do post? Agora que está por dentro do assunto e sabe como eliminar os gargalos de produção, que tal continuar aprendendo? Aproveite para baixar o nosso e-book sobre gerenciamento ágil de projetos com Scrum + PMBOK!

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