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Gerenciamento de tempo: veja como o método GTD pode ajudá-lo

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São cada vez mais comum as reclamações sobre a dificuldade em conciliar os horários para realizar todas as tarefas. Muitas vezes, a falta de organização é um grande empecilho, já que a quantidade de obrigações vira uma bola de neve e atrapalha a produtividade. A melhor forma de resolver esse problema é apostar em ferramentas degerenciamento de tempo.

Entre essas ferramentas, o método GTD é uma ótima escolha, especialmente para quem lida com grandes projetos. A sigla vem do inglês “getting things done”, que, em tradução livre, significa “fazendo as coisas acontecer”. Essa metodologia foi criada pelo americano David Allen e descrita no livro que leva o mesmo nome. No Brasil, o título da obra foi traduzido como A arte de fazer acontecer.

Quer saber como aplicar o GTD na sua rotina? Confira a seguir!

Como funciona esse método de gerenciamento de tarefas

A base do GTD é o esvaziamento da mente. A ideia é simples: ao tentar não esquecer as tarefas, a pessoa não se concentra no que está fazendo e ainda corre o risco de deixar passar algo importante. Por isso, o primeiro passo da metodologia é anotar todas as obrigações em um bloquinho, sejam elas profissionais ou pessoais.

Obviamente, não há a necessidade de usar especificamente um bloquinho. Pode ser uma agenda, um caderno, aplicativos de tarefas no celular ou o que for mais prático para cada um. Quando todas as tarefas já tiverem saído de sua mente, analise cada uma delas e divida-as da seguinte forma:

  • Tarefas rápidas: podem ser realizadas em 2 minutos ou menos.

  • Projetos: obrigações que podem ser divididas em vários passos.

  • Espera: quando há a necessidade de aguardar uma ação de terceiro para finalizar a tarefa, ela entra nesta categoria.

  • Calendário: tem uma reunião ou evento em um dia específico? Ele deve ser marcado no calendário.

  • Algum dia: tarefas e projetos que você quer realizar, mas não tem um prazo definido para isso.

  • Próximas ações: tudo que não é tão urgente a ponto de ser feito no mesmo momento, mas deve ser resolvido.

  • Referências: links, livros e outros documentos que sirvam como ajuda para outras tarefas estão neste item.

Uma vez elencadas, comece pelas tarefas rápidas e execute-as no mesmo instante. Faça disso um hábito diário, para começar o dia eliminando vários itens da sua lista de obrigações. Uma vez eliminadas, elas podem ser esquecidas, o que alivia a mente. Depois, chega o momento de partir para os demais afazeres.

A importância da contextualização das tarefas

Separe os passos de cada projeto como tarefas diferentes para ter uma visão global de tudo que deve ser feito. Agora, será necessário dividir essas obrigações por contextos. De forma geral, o contexto é onde ou como você precisa realizar a tarefa.

Por exemplo, as tarefas “mandar e-mails” e “pesquisar métodos de gerenciamento de tempo” são feitas no contexto computador. “Comprar pão” está no contexto mercado. "Contratar um estagiário" é do contexto trabalho. A ideia é que você elimine todas as obrigações de uma só vez sempre que estiver no contexto para tal.

Método GTD na prática

As dicas anteriores já são ótimas formas de economia de tempo, porém só uma parte da metodologia foi apresentada. Depois de coletar a lista de tarefas e processar de acordo com a prioridade, a pessoa também já organizou por contexto. Chegou a hora, então, de cumprir as obrigações.

Quando as listas são feitas em papel, é indicado comprar uma bandeja de entrada, vendida em papelarias. Na parte de cima, ficam todas as tarefas em aberto, por ordem de prioridade. Embaixo, as que já foram eliminadas. Assim, conforme for realizando, você se livra das obrigações sabendo exatamente tudo o que ainda tem que fazer, evitando a procrastinação.

Uma vez por semana, é indicado que você tente revisar as tarefas da bandeja de cima. Nesse período de tempo, as prioridades podem ter mudado, novas obrigações entraram no ciclo ou você pode encontrar itens que está postergando por não saber como agir: nesse caso, tente quebrar em mais tarefas, para desenhar um modo de ação na sua mente.

Por último, chega a hora de executar. Agora que a ordem de importância está estabelecida, você pode ir se movendo de contexto em contexto e realizando uma a uma. Como o GTD é um método cíclico, dificilmente a bandeja ficará vazia. Porém, as tarefas não vão se acumular mais como antes, dando aquela sensação de dever cumprido.

Adaptando o método à sua rotina

Um dos melhores pontos de usar o Getting Things Done como método de gerenciamento de tarefas é que ele é muito simples, facilitando a adaptação para as necessidades de cada um. Quem não quer ficar rodeado de papéis, por exemplo, pode usar aplicativos de celular, como Evernote, Wunderlist ou Todoist.

Outro ponto que ajuda muito a adaptar o GTD às necessidades de cada um é fazer o processamento de tarefas diariamente. Em outras palavras, a pessoa escolhe o que dá pra fazer e encaixa as obrigações no calendário, junto das tarefas já programadas. Para evitar frustrações, tenha sempre uma hora em aberto para imprevistos.

A metodologia é especialmente útil para quem lida com projetos. Ao dividir o escopo em tarefas menores, a chance de esquecer de executar alguma ação diminui, tirando o peso da preocupação. Também fica mais fácil fazer as coisas caminharem, já que as ações são mais simples de executar.

Durante o dia a dia, não há mais com o que se preocupar. Em vez de ficar planejando e pensando no que fazer, você só terá que executar suas tarefas, na ordem em que elas aparecem. Simples assim. A tentação da procrastinação e preguiça ainda existem, é claro, mas, depois de organizar tudo tão bem, as chances de querer colocar as coisas em prática aumentam.

O GTD é uma poderosa metodologia de gerenciamento de tempo e que pode ser usada em diversas situações, mas que encontrou nos gestores de projetos seu público mais cativo. Sua simplicidade pode até espantar a um primeiro olhar, mas é eficiente: quem experimenta, não consegue largar.

Gostou das nossas dicas de gerenciamento do tempo com o método GTD? Então compartilhe o texto nas redes sociais e ajude outras pessoas a terem uma rotina mais organizada e eficiente!

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