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Passo a passo: como construir do zero um modelo de projeto eficiente

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Utilizar modelos é uma prática que ajuda — e muito! — a economizar tempo nos processos de planejamento e padronização dos projetos dentro de qualquer companhia, garantindo que a qualidade no gerenciamento seja devidamente cumprida. Mas a adoção de modelos de projetos é mais comum em negócios que possuem propostas com características semelhantes — como uma empresa de consultoria, que, a cada novo projeto, precisa realizar um diagnóstico, ou empresas que desenvolvem softwares, que precisam, antes de mais nada, definir requisitos. Assim, para quem já implantou ou pensa em implantar uma metodologia de gestão de projetos, esse método de elaboração de modelos é um excelente ativo, já que permite que a empresa ganhe tempo e qualidade em sua gestão.

Já explicamos anteriormente como criar e implantar uma metodologia — nos artigos criando uma metodologia que combine com a sua empresa e 7 passos para implementar uma metodologia de gestão de projetos com sucesso —, passos fundamentais para quem pensa em profissionalizar de uma vez por todas sua gestão de projetos. Sabemos que toda implantação de um novo processo é trabalhosa, mas funciona e se paga em muito pouco tempo. Para ajudá-lo a dar o próximo passo em sua metodologia, vamos mostrar agora mesmo como criar um modelo de projetos eficiente, que realmente ajude a colocar em prática seu processo. Então acompanhe nosso passo a passo prático e o replique na sua empresa:

Passo 1: identificando as informações mais relevantes

O primeiro passo para criar um modelo de projetos é definir quais são as informações importantes que precisam ser cadastradas a cada novo trabalho. Boa parte dessas informações é utilizada no termo de abertura ou no caso de negócio. Lembrando que o detalhamento e a quantidade de informações varia de organização para organização.

Na Project Builder sempre utilizamos:

  • Nome do projeto;
  • Tipo de projeto;
  • Justificativa;
  • Objetivo;
  • Organização/Cliente;
  • Programa;
  • Área executora;
  • Descrição;
  • Escopo;
  • Premissas;
  • Restrições.

Essas informações vão permitir localizar mais facilmente o projeto dentro da empresa, entendendo quem é o demandante e o que exatamente precisa ser feito para sua conclusão. Com essas dados também é possível gerar um PM Canvas ou um termo de abertura do projeto.

Passo 2: definindo a estrutura analítica de projetos (EAP)

Nessa etapa são definidas as macro fases do projeto e as atividades que precisam ser executadas. Já demos importantes dicas aqui no blog sobre como criar uma estrutura analítica de projeto, no entanto, nessa metodologia de modelos, o foco é pensar de uma maneira mais genérica. Em todo projeto de desenvolvimento de software, por exemplo, há etapas de levantamento de requisitos, desenvolvimento do software, homologação, teste e implantação. Como estamos criando um modelo, precisamos elaborá-lo de forma que sirva para pelo menos 80% dos casos, a fim de que o trabalho de edição seja menor que de criar uma EAP completamente do zero.

Outro ponto importante no modelo de EAP é criar um pacote de gerenciamento, por meio do qual serão produzidos os artefatos exigidos por sua metodologia — em todo projeto deve ser realizado o levantamento dos riscos, a análise de partes interessadas e o plano de comunicação, por exemplo. Essa relação vai variar de empresa para empresa, mas deixar os processos de gerenciamento que todo gerente deve seguir em um novo projeto já em sua estrutura analítica é uma excelente prática para a otimização dos trabalhos em geral.

Passo 3: verificando a duração e a predecessão

Com sua estrutura analítica devidamente construída, seu próximo passo é criar o caminho lógico em que o projeto deverá ser executado. Não podemos pintar a parede antes de a parede ser construída, assim como não vamos programar um software sem o cliente ter validado os requisitos, certo? Nesse ponto, um software especialista ajuda muito. Seja o MS Project ou o Project Builder, é fundamental poder criar dependência entre as atividades e definir seu tipo — fim-início, início-início, fim-fim e início-fim.

Pense em construir o caminho lógico do projeto do início ao fim, assim como a duração e os lags — ou as esperas — existentes entre as dependências. Por mais que se invista tempo na construção do modelo, só será possível saber se ele de fato funcionará na prática. Por isso, tenha em mente que um certo refinamento do modelo criado deve ser necessário. Uma forma de saber se tudo está correto é definindo a data de início do projeto para verificar se todas as demais datas estão coerentes com o que normalmente ocorre.

Passo 4: delimitando papéis e responsabilidades

Para seu projeto ser concluído como o planejado, é preciso dispor de habilidades e conhecimentos diferentes trabalhando em cada uma das etapas, correto? Pois nesse momento é exatamente isso o que você irá fazer! Para quem utiliza o Project Builder ou um outro software especialista de mercado, sabe que, antes de iniciar essa atividade, é importante construir os recursos genéricos do seu projeto — como analista de sistema, programador, testador, analista de negócio e assim por diante.

Envolva, em cada atividade, os recursos definidos e delimite as horas necessárias para trabalhar em cada tarefa a fim de concluir sua entrega adequadamente. A quantidade total de horas e a duração de cada atividade deixarão bem claro se serão precisos mais recursos com o mesmo conhecimento. Se esse for o seu caso, crie recursos genéricos diferentes — como programador 1, programador 2 e por aí vai.

Antes de concluir essa etapa, verifique se toda entrega tem pelo menos um executor. E outra atenção que vale um destaque para clientes Project Builder é relacionada ao tipo de envolvimento que será utilizado em cada atividade, assim como à autonomia dada a cada membro da equipe.

Passo 5: efetivamente criando o modelo

Concluída a criação da estrutura analítica e delimitadas a duração e a dependência envolvidas no processo, nosso próximo passo é salvar essa estrutura como modelo. Lembrando que esse padrão será utilizado a cada novo projeto, só alterando as características específicas do trabalho, mas mantendo fiel a lógica utilizada em sua concepção.

Quem é cliente Project Builder irá, a partir da página de detalhe de projetos, acessar Serviço > Gerar Modelo. Já nessa seção, basta utilizar um nome que condiga com o modelo de projeto criado e salvar. Super simples, não é mesmo? Aí, a cada novo projeto, você poderá acessar a Biblioteca > Modelo de Projetos > Selecionar o modelo e clicar em gerar projeto. Na próxima tela, cadastre as informações relativas ao trabalho específico, defina a Data Base inicial e, em envolvidos, selecione a opção Substituir e confirme. Na próxima tela, substitua cada um dos recursos genéricos por pessoas que serão efetivamente as responsáveis pelas etapas do seu projeto.

Passo 6: simulando e validando

Nessa etapa, o objetivo é testar se a lógica utilizada na construção do projeto efetivamente faz sentido. Como na prática a teoria acaba sendo outra, nada melhor do que simular com um projeto real se todas as atividades e os envolvidos estão funcionando corretamente, não concorda? Durante nossas implantações, gostamos de simular com diferentes usuários e perfis de acesso se toda a estrutura funciona, seguindo a sequência lógica do projeto e concluindo cada uma das atividades.

Se funcionar perfeitamente, seu modelo está praticamente pronto. Contudo, caso algo não faça sentido, é hora de editar e salvar sua nova estrutura como modelo, repetindo o processo de simulação até alinhar propostas conceituais com respectivos resultados concretos.

Passo 7: criando pacotes opcionais

Essa última etapa pode não ser necessária, dependendo do tipo de projeto que você gerencia. O objetivo da construção de pacotes extras é poder incluir uma fase que não está presente em todos os projetos, mas que aparece com uma certa frequência na organização. Pode ser, por exemplo, uma etapa de treinamento dos usuários ou um desenvolvimento extra, que precisará seguir todo um processo. Para quem utiliza o Project Builder, é possível criar um modelo de projeto de um pacote de trabalho e, se necessário, adicioná-lo ao seu modelo.

Utilizar pacotes opcionais pode ser um importante ganho de tempo, principalmente se você precisa adicionar mais de um pacote — como várias turmas de treinamento, por exemplo.

Para isso, basta utilizar o modelo quantas vezes forem necessárias. Para criar um pacote extra, utilize os mesmos passos utilizados na criação de um projeto inteiro e não deixe de testar para ver se o pacote realmente funciona, ok?

Conforme sua empresa evolui na gestão de projetos, pode ser preciso criar outros modelos, que atendam a necessidades cada vez mais específicas. Para isso, repetir esses passos já deve ser o suficiente.

Para quem precisa se aprofundar um pouco mais na implantação de uma metodologia de gestão de projetos, um bom material complementar é nosso e-book sobre os 7 segredos para uma gestão de projetos de alta performance, que traz nossa metodologia aplicada em mais de mil clientes, focada justamente em quem está começando a profissionalizar esse setor em sua empresa. Certamente vale dar uma conferida!

E não se esqueça de dividir conosco que tipo de resultado encontrou depois de aplicar os conhecimentos deste post! E caso precise de ajuda, solicite uma conversa com um de nossos consultores para orientá-lo nessa empreitada!

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